Pr133 – Déploiement d’une démarche d’amélioration continue des processus de travail du Secrétariat général commun départemental (SGCD)

Préfecture des Deux-Sèvres

En partenariat avec Crealead, Teritéo a travaillé à construire une démarche d’amélioration continue des processus de travail du SGCD des Deux-Sèvres.

Eléments de contexte

Depuis le 1er janvier 2021, les fonctions supports au bénéfice des agents de la préfecture, de la DDT et de la DDETSPP sont assurées par un secrétariat général commun départemental.

Nouveau service déconcentré de l’État à vocation interministérielle, relevant du ministère de l’intérieur, le SGCD des Deux-Sèvres exerce ses missions sous :

• l’autorité hiérarchique du Préfet ;
• l’autorité fonctionnelle des Directeurs des directions départementales interministérielles et de la secrétaire générale de la préfecture.

Un contrat de service, signé le 10 février 2021, engage mutuellement le SGCD et les structures qui bénéficient de ses prestations. Plus précisément, il décrit les missions assurées par la SGCD, les modalités de travail, les engagements réciproques qui définissent la relation de service entre le SGCD et les structures bénéficiaires.

Ce document rappelle que les ambitions de cette nouvelle entité sont de :

• Fournir une prestation de bonne qualité, qui soit équivalente pour l’ensemble de ses bénéficiaires au sein des différents services départementaux ;
• Gagner en efficacité, en lisibilité et en simplicité, en faisant du SGCD le point d’entrée unique pour toutes les démarches administratives, financières, budgétaires, logistiques, informatiques et relatives aux ressources humaines des structures bénéficiaires ;

Enjeu de la mission

L’enjeu est de permettre l’amélioration continue des processus en développant des fonctions de pilotage communes et d’évaluation en répondant à une logique de modernisation et de performance, à travers : 

• Objectif de simplification et d’allègement des tâches ;
• La fluidification des relations de travail avec les services bénéficiaires.

Méthode

Afin de veiller à la réalisation des ces objectifs, plusieurs démarches ont été entreprises :

• La réalisation d’un diagnostic flash, afin d’identifier les défis et enjeux d’amélioration des processus de travail au sein de la SGCD ;
• La sensibilisation des parties prenantes aux enjeux d’une démarche d’amélioration continue ;
• La formalisation d’un programme d’action pour la mise en place de cette démarche ;